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El AGS conserva expedientes de investigadores desde el siglo XIX, tanto relativos a usuarios presenciales (que accedieron a la Sala de Consulta del Archivo) como no presenciales (expedientes tradicionalmente conocidos como expedientes de buscas, referentes a personas que solicitaron por correspondencia información o copias de documentos).

El surgimiento del expediente de investigador en el siglo XIX tiene su lógica: fue en esta centuria cuando el AGS se transformó paulatinamente de archivo administrativo en archivo histórico, al servicio de la investigación histórica y la cultura. El primer hito normativo esencial en relación con esta cuestión fue la Real Orden circular de 20 de abril de 1844 (Ministerio de la Gobernación), fijando las reglas para acceder a los archivos a las personas estudiosas.

Ahora bien, también debemos recordar que la serie de expedientes de investigadores del AGS no surgió de repente, en el siglo XIX, como una agrupación documental independiente creada de la nada. Estos expedientes, tanto los de usuarios no presenciales como los de usuarios presenciales (los antecedentes de estos últimos estuvieron en un principio en la serie de poderes y autorizaciones) se integraron dentro de la multisecular serie de expedientes de buscas, surgida con la creación del Archivo de Simancas (entre 1540-1545): esta serie constituía el testimonio documental de la prestación de servicio archivístico (búsqueda de documentos y entrega de copias autorizadas) al rey y organismos de la Monarquía Hispánica (y también a particulares dotados de autorización real).

Fue por tanto esta serie de expedientes de buscas, generada desde el siglo XVI por el Archivo de Simancas (entonces archivo real administrativo), la que fue adaptándose en el siglo XIX a los nuevos tiempos de transformación del Centro en archivo histórico, integrando en ella los expedientes de usuarios investigadores (presenciales o no). Finalmente esta agrupación acabaría por tomar el nombre de serie de expedientes de buscas e investigadores, o simplemente expedientes de investigadores.

En el primer tercio del siglo XX, la serie de expedientes de investigadores del AGS incluye expedientes de usuarios presenciales y no presenciales, entremezclados físicamente dentro de las mismas unidades de instalación (legajos o cajas). Sin embargo, a partir de 1937 ambos tipos están diferenciados físicamente dentro de las unidades de instalación. Y desde 1956, debido al peso que adquiere la investigación presencial, se encuentran ya en unidades de instalación distintas: es decir, se han conformado dos agrupaciones (series o subseries) físicamente diferenciadas (expedientes de usuarios presenciales y expedientes de usuarios no presenciales).

El número total de unidades de instalación con expedientes de investigadores del AGS para el periodo referido (1900-1970) es de 61, distribuyéndose de la siguiente manera: 28 (para los años 1900-1936), 18 (para los años 1937-1955) y 15 (para los años 1956-1970).

Los expedientes de investigadores están constituidos por una carpetilla en formato cuarto e impresa, en la que se cumplimentaban los datos básicos del investigador y los legajos consultados (en un principio, antes de su normalización, los legajos consultados se anotaban en hoja aparte).

Dentro del expediente de investigador pueden existir varios tipos de documentos: la correspondencia mantenida entre el investigador y el director del Archivo; la carta de presentación del investigador; la ficha del investigador (que surge por primera vez en 1924); el justificante de pago de la tasa por la expedición del carnet de investigador (cuando aparece en 1959); la documentación referente a la gestión de solicitudes de reprografía o de copia certificada (incluido el justificante correspondiente al pago de tasas). Algunos de estos tipos documentales se han mantenido prácticamente hasta la actualidad.