Alcance y Contenido:

En cada uno de los catorce apartados de Distrito o Audiencia conviene distinguir (con criterios de procedencia, original o próxima, cronológicos, de estructura de los inventarios recibidos y de índole interna) los siguientes grupos:

1º. Simancas. Documentación que el Consejo fue remitiendo a aquel Archivo y que de allí vino a formar éste de Indias en 1785. Cronológicamente corre desde los orígenes hasta el año 1700.
Se distinguen tres subgrupos, rotulados 'Secular y eclesiástico', 'Secular' y 'Eclesiástico' (excepcionalmente la Audiencia de México carece del primero), pero, dadas las doctrinas y más aún las prácticas regalista, el grupo secular resulta también, en muchas series, secular y eclesiástico.

2º. Secretarías del Consejo (o simplemente Secretarías) porque de los archivos de las dos que, desde 1604, había en el Consejo, vinieron estos papeles directamente en 1788 y 1789. Salvo por esa diferencia de procedencia próxima, este grupo es igual al anterior y mera continuación cronológica de él, y sus papeles corren de 1700 hasta 1760, tope fijado cuando la fundación del Archivo de Indias. Importa advertir que la primera fecha queda rebasada hacia atrás en muchísimos casos, por el motivo de que el Consejo había retenido sin enviarlos a Simancas (o los pidió de allí de nuevo), como antecedentes o por otras causas, papeles anteriores a 1700. Por eso son muchas las series de este grupo que arrancan con documentos hasta de principios del siglo XVII y aún de fines del XVI; pero importa tener en cuenta que siempre son contadísimos en ellas los de fecha anterior a los finales del XVII.
A este grupo es aplicable todo lo dicho en el anterior sobre los tres subgrupos.

3º. Registros. Son los famosos libros de registro o cedularios del Consejo, verdadero Boletín Oficial manuscrito de toda la legislación indiana. El Consejo los retuvo y no los remitió hasta 1828 y ésta es la única causa de que no estén, como debían, con la documentación de los dos grupos anteriores, pues cronológicamente arrancan desde los orígenes mismos. Terminan, en cambio, estas series antes de lo debido, en todas las Audiencias, y se ignora el motivo y, lo que es más de lamentar, el paradero de los registros posteriores, y han sido inútiles hasta ahora las gestiones que he realizado para averiguarlo. Las fechas finales difieren en las distintas Audiencias, según dependan de la Secretaría de Nueva España o la del Perú, y son más próximas y variables en las primeras, oscilando entre 1761 (México) y 1808 (Filipinas), mientras las del Perú (con excepción de Lima y Panamá que siguen) terminan todas en 1717, prueba de que ésa fue la fecha tope fijada, aunque ignoremos por quién y para qué. Sólo sabemos que nunca vinieron a este Archivo y que su desaparición es la más dolorosa falta que aqueja a la investigación indianista, tan favorecida, por lo demás, en conservación documental.

Aunque este grupo aparezca en los inventarios dentro del de 'Consejo y Ministerios' (el siguiente), he entendido que procede formar con él grupo exento. Conviene también no olvidar que tiene carácter plenamente mixto de secular y eclesiástico.

4º. Consejo y Ministerios. Se une en este grupo -al parecer por la responsabilidad de Higuera- la documentación del Consejo posterior a 1760, con otra procedente de las Secretarías de Despacho y sus sucesores los Ministerios que en los siglos XVIII y XIX entendieron en la gobernación de las Indias o en algún aspecto de ellas. Es sabido que desde 1717 hubo una Secretaría de Marina e Indias y que desdoblada ésta en 1754, funcionó una privativa de Indias hasta 1787, en que a la muerte del titular, don José de Gálvez, se dividieron sus asuntos, de un lado los de Gracia y Justicia y de otro los de Hacienda, Guerra y Marina (éstos con titular propio y único hasta 1790 y después con los respectivos titulares peninsulares). En este grupo, la documentación que no es del Consejo corresponde, bien a la Secretaría privativa y universal de Indias, bien a losasuntos de Gracia y Justicia y también a los del Ministerio de la Gobernación de Ultramar de los períodos constitucionales a partir de 1812. La correspondiente a Hacienda, Guerra y Marina forma dentro de este grupo 4º. subgrupos especiales.
Hay también un subgrupo 'Eclesiástico', pero es de advertir que, a tenor de la ideología y prácticas de la época, más regalista aún que las anteriores, todo el resto del grupo debe considerarse más bien como secular y eclesiástico que como secular sólo.
Cronológicamente el grueso de este grupo 4º. corre de 1760 a 1820; lo anterior y posterior es residual y esporádico