Historia Archivística:
La Secretaría de la Orden Carlos III se unió en 1800 a la de Damas Nobles de la Reina María Luisa formando la Secretaría de las Órdenes Civiles junto con la Secretaría de la Orden de Isabel la Católica, que se incorporó en 1836. La Secretaría de las Órdenes y su Archivo se trasladaron al Ministerio de Estado y fueron encargadas a la Sección 3ª de dicho Ministerio por un Real Decreto de 1 de octubre de 1888, pero por falta de espacio en el local que ocupaba la Sección se solicitó el 16 de noviembre de dicho año el traslado de los expedientes de Pruebas de Nobleza de la Orden de Carlos III al Archivo de Alcalá. Las transferencias de las Órdenes Civiles se terminarían haciendo directamente al Archivo Histórico Nacional entre 1899 y 1902, donde formaron la Sección 3ª, Ordenes Civiles. Más tarde, ésta Sección se refundió con la Sección 9ª, Papeles de Estado, formando una nueva Sección 3ª con la denominación de Sección de Estado.
Historia Institucional / Reseña Biográfica:
La Real y Distinguida Orden de Carlos III se estableció por una Real Cédula de 19 de septiembre de 1771, bajo el patrocinio de la Inmaculada Concepción. Fue aprobada por Clemente IV por la Bula 'Benedictus Deus' de 21 de febrero de 1772. Gobernada y dirigida por el Rey como Jefe y Gran Maestre. Establece que los individuos que han de componer la Orden serán de dos clases con la denominación de Caballeros Grandes Cruces y Caballeros Pensionados. El número de los primeros deberá ser en adelante de sesenta, aunque en esa primera institución no excederán de cuarenta y el de los segundos será de doscientos, reservándose aumentarlos o disminuirlos según fuere conveniente. Para pagar las pensiones se establece un fondo de millón y medio de reales. Resuelve que se cree un fondo perpetuo en pensiones cargado sobre las rentas de arzobispados, obispados y otras 'piezas' eclesiásticas de España y de las Indias así como sobre algunas encomiendas de las Órdenes Militares. El Papa le autoriza a cargar la cantidad de dos millones de reales de vellón. Por Real Decreto de 25 de octubre de 1772 el rey manda que se establezca una Junta para formar el fondo de dos millones de reales de vellón. Un Real Decreto de 1 de enero de 1775 manda que contribuyan las encomiendas de las Órdenes con un millón de reales de vellón anuales para formar el fondo de dos millones de reales de vellón anuales para distribuirlo en pensiones a favor de los Caballeros pensionados. Con motivo de este Real Decreto se producen diversas consultas del Consejo de las Órdenes para tratar de indemnizar a dichas Órdenes Militares. Reglamenta las Insignias: una banda ancha de color azul celeste.
Las Condecoraciones, como hemos dicho anteriormente, eran Caballeros Grandes Cruces y Caballeros Pensionados. Para ser Gran Cruz se requería haber cumplido 25 años, exceptuándose a las familias Reales. Era compatible con la Orden del Toisón pero incompatible con las demás órdenes de España y de otros Reinos, excepto para miembros de la familia Real. Los agraciados tenían que contribuir con una cantidad por derechos de título, según categorías, las cuales debían ser depositadas en el Caballero Tesorero. Cuando el rey concedía alguna de estas condecoraciones se expedía un Real Decreto al Secretario de la Orden para conocimiento de ella a la vez que el Secretario de Estado daba aviso al nuevo provisto, remitiéndole las Constituciones y las Instrucciones para las Pruebas que deben preceder a la recepción de la Orden: árbol genealógico hasta los segundos abuelos, partidas de bautismo, matrimonio, testamentos, etc. testimoniados y con citación del síndico personero. Después el interesado presentaba sus papeles a la Asamblea por mano del Secretario de la Orden para que se examinen en ella y se le expida la Cédula de aprobación. Tenía que prestar juramento el día de su recepción. Al acto de recepción de los Caballeros Grandes Cruces no asistían los Caballeros Pensionados, quienes recibían la condecoración en otro acto muy similar.
En la Cédula de Constitución de la Orden se establecen los cargos de Gran Canciller, Secretario, Maestro de Ceremonias y Tesorero y una Junta o Asamblea para su gobierno. El Canciller tenía que presidir los Capítulos y Juntas en ausencia del Rey, guardar los sellos y hacerlos poner en los títulos que se expidan, poner las insignias de la Orden a los Caballeros Pensionados, cuidar de que el examen de las Pruebas se haga con las debidas formalidades, velar por el cumplimiento de los Estatutos y autorizar el manejo de los caudales de la Orden, que gestionaba el Tesorero. El Maestre de Ceremonias cuidaba de que se observasen los Estatutos, Ordenanzas y Reglamentos. Preparaba todo lo relativo a las funciones en iglesias y capillas.
Se crearon tres oficinas en 1785: Secretaría, Tesorería y Contaduría y por Real Decreto de 2 de abril de 1776 la Asamblea de la Orden (para el gobierno interior y económico de la Orden) y el arca de las cuatro
llaves para custodiar los fondos de la Orden. La Asamblea estaba compuesta por el Gran Canciller que tenía que ser uno de los prelados más distinguidos, tres Caballeros Grandes Cruces, Secretario, Maestro de Ceremonias, Tesorero y tres Caballeros Pensionados. Correspondía al Secretario de Estado el despacho de todos los asuntos.
El Tesorero era el encargado de recibir todos los caudales destinados a la Orden y de distribuir las pensiones de los Caballeros. No podía hacer pago alguno si no era en virtud de libramiento del Canciller o del Caballero Gran Cruz más antiguo. De este libramiento tomaba razón el Contador. Custodiaba los ornamentos, alhajas y las cruces e insignias vacantes.
El Contador tenía a su cargo llevar la cuenta y razón de las pensiones que componen el fondo o dotación de la Orden concurriendo a su recolección con el colector y exactor apostólico y con el tesorero. Intervenía los pagos que se hacían de dicho fondo, glosaba la cuenta anual del tesorero y tomaba razón de los títulos que se expedían a los Caballeros.
En un primer momento cada Orden tuvo su Secretaría independiente. La de Carlos III se creó en 1785. En 1800 se unió a ella la de Damas Nobles de la Reina María Luisa, y en 1836 la de Isabel la Católica.
El Secretario de las órdenes gestionaba los asuntos generales de las tres Órdenes: 'expedientes referentes a la convocación de Capítulos', 'expedientes de personal', 'expedientes de administración', 'investidura', 'listas de cruces', 'libros registros'. Éste, bajo la dirección del Ggran Canciller, era el encargado de la distribución de las pensiones y de llevar en los 'libros registros' una noticia puntual de sus 'Estatutos', gracias que se dispensan, 'Reglamentos', 'acuerdos' o 'disposiciones' que se hiciesen y de guardar las 'Pruebas' que presenten los Caballeros con todos los demás 'papeles' de la Orden, para lo cual se destinó, para que sirviera de Archivo, una de las piezas del Real Palacio del Buen Retiro. Tenía que asistir a las Juntas ordinarias y extraordinarias.
La Ley General de Presupuestos de 1859 incluye a las Órdenes Civiles en el presupuesto del Ministerio de Estado, centralizándose sus fondos en el Tesoro Público. Con el advenimiento de la Primera República 'todos los institutos, honores y Negociado de Condecoraciones que guardan el espíritu de la monarquía' quedan suprimidos por un decreto de 29 de marzo de 1873 firmado por el presidente Figueras y el ministro de Estado Castelar (Gaceta de 2 de abril), disponiendo que no se concedan más cruces de las Órdenes, aunque concediendo un plazo de seis meses a contar desde la citada fecha para que los agraciados puedan reclamar y obtener sus respectivos títulos. El 2 de octubre queda suprimida la Secretaría de las Órdenes por una orden del Ministerio de Estado y se ordena remitir todos los documentos existentes en esa Secretaría al Ministerio de Estado y que se haga cargo de ellos el habilitado y portero mayor. Con la Restauración, por decreto de 7 de enero de 1875 se restablecen las Reales Órdenes de Carlos III, Damas Nobles de María Luisa e Isabel la Católica.
