Historia Archivística:

El Fuero Real había establecido la obligación de los escribanos de conservar las notas originales y de pasarlas, en su caso, al que le sucediera en el oficio aunque esta disposición se incumplió reiteradamente; después, la Pragmática de los RRCC de 1503 determinará, por fin, la conservación definitiva de los protocolos. Nada se sabe, sin embargo, de la historia archivística de los protocolos notariales alaveses hasta mediado el siglo XIX, cuando la supresión de algunas escribanías planteó el problema de la conservación de estos protocolos, que se depositarán en el Archivo Municipal, edificio que compartía sus instalaciones con el Juzgado de primera instancia. A finales de este siglo se crea el Archivo General Notarial de Vitoria con un notario-archivero al frente, compartiendo nuevamente instalaciones con el Instituto de Segunda Enseñanza, la Audiencia Provincial, el Juzgado de primera instancia y el Ateneo. Esta es la razón por la cual la documentación notarial, al transferirse al Archivo, aparecerá mezclada con documentación de muy diversas procedencias y exigirá la identificación de otros fondos documentales tanto públicos, como los de Juzgados municipales, Escribanía mayor de rentas reales de Aduanas de Cantabria o el de Administración Foral y local, como privados: Archivo familiar Ocio-Salazar o la Real Sociedad Bascongada de Amigos del País. En 1932 y al amparo del Decreto de 12 de noviembre del año anterior, se crea la Junta de Patronato del Archivo, naciendo formalmente el Archivo Histórico Provincial de Álava para la conservación y difusión de los protocolos notariales centenarios; sin embargo, el estallido de la guerra civil impide que el proyecto se lleve a la práctica y los protocolos, una vez más, se amontonan en varias salas del Tribunal tutelar de memores de Vitoria en deficientes condiciones de conservación, que aceleran su deterioro. Por fin, en 1941 y por Orden del D.G de Archivos y Bibliotecas se procede a la creación del Archivo, trasladados de nuevo a su primitiva sede del Instituto de Segunda Enseñanza Ramiro de Maeztu; desde entonces, será la Diputación Foral alavesa, ante el interés creciente de los protocolos notariales para el estudio de la historia local, la que promueva diversas iniciativas para proporcionarles un local adecuado que, sin embargo, no verá la luz hasta 1976 cuando se trasladará a la recién creada Casa de Cultura de Vitoria, compartiendo instalaciones con la Biblioteca Pública provincial. Pero pronto se evidencian las insuficiencias de espacio de la nueva sede y la necesidad de construir un edificio de nueva planta adecuado a su finalidad: se conseguirá, por fin, en 2004 en un moderno edificio situado en el distrito universitario.

Historia Institucional / Reseña Biográfica:

La vigente L.O del Notariado de 1862 define el Protocolo notarial como "la colección ordenada de las escrituras matrices autorizadas durante un año y que se formalizará en uno o más tomos encuadernados, foliados en letra..." y define la escritura matriz como " la original que el notario ha de redactar sobre el contrato o acto sometido a su autoridad, firmada por los otorgantes, por los testigos y signada por el mismo notario". En su art. 2 añade que: los notarios estarán obligados a llevar índices informatizados y, en su caso, en soporte papel, de los documentos protocolizados e intervenidos" El momento fundamental en el nacimiento del Protocolo notarial se produce cuando el notario empieza a conservar estas escrituras matrices. En el siglo XIII, el paso del scriptor al notario refleja la evolución de la simple scriptura al documento con valor de instrumento público (en la que el signo notarial es expresión de la autenticidad del documento). La legislación alfonsina exige ya la conservación de la nota o primera redacción del negocio, que debía contener lo esencial de éste; el Fuero Real establece que las notas previas las conserve el escribano en su poder (aunque se incumplió de manera sistemática) y que, a su muerte se entregasen al escribano que le sucediese. Las Partidas regulan la realización de las notas y escrituras y además, obligan a asentar en un libro registro (protocolo) las notas o minutas de todas las cartas expedidas, que debían hacerse sin cambiar ni omitir nada de lo sustancial que constase en la nota registrada. Por fin, la Pragmática de los RRCC de 7 de junio de 1503 establece que la nota contenga toda la escritura por extenso y que vaya firmada por las partes en prueba de conformidad. La nota se convierte así en la escritura matriz, texto definitivo e integral que después se ha de transcribir sin variar nada. En 1637 se exige el empleo de papel sellado (no en los territorios vascos, que están exentos de tributación): las escrituras son independientes y se normaliza el formato de los libros. Por lo demás, se siguen formando protocolos por agregación de cuadernos, que se encuadernan por años o fracción de años si es muy voluminoso. En Castilla la práctica era encuadernar en un mismo libro todo tipo de negocios jurídicos, por orden cronológico. Con la L.O del Notariado de 1862 se establece que "los protocolos pertenecen al Estado. Los notarios los conservan con arreglo a las leyes, como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad" marcando un hito decisivo para la conservación de los protocolos junto con el Decreto de 12 de noviembre de 1931, que crea los Archivos Históricos Provinciales en las capitales de provincia para recoger y custodiar los protocolos notariales centenarios de cada provincia. Actualmente, la Ley 16/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español establece en su art. 54.1 que "Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artículo 49.2 de la presente Ley están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al archivo que corresponda".

Forma de Ingreso:

TRANSFERENCIA

Origen del Ingreso:

Transferencia ordinaria. Anualmente, ingresan los Protocolos notariales centenarios custodiados por el Notario-Archivero de Vitoria.

Nombre del/los productor/es:

Distrito Notarial de Vitoria (Álava, España)

Alcance y Contenido:

Esta serie documental incluye los tomos de Protocolos Notariales producidos por las distintas Notarías de los distritos alaveses (Amurrio y Vitoria) si bien no está completa y hay muchos Tomos (incluso años enteros) que faltan; unas veces por no haberse transferido y otras por haberse perdido.

Valoración, Selección, Eliminación:

Los protocolos notariales centenarios son de conservación permanente y de libre consulta de acuerdo con los art. 55.2 y 57.1.a) de la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español.

Nuevos Ingresos:

Cada año ingresan los protocolos que han cumplido 100 años

Organización Contenidos:

Los Tomos de protocolos están encuadernados por notario y año (a veces, si éste es muy voluminoso, se divide en varios Tomos), en cumplimiento de la vigente Ley del Notariado (de 28 de mayo de 1862) que establece que:
- Cada Notariao formará por sí protocolo (art. 5)
- El protocolo se formalizará en uno o más tomos encuadernados, foliados en letra (art.17.1)
Además, dentro de cada tomo las escrituras están ordenadas por orden cronológico: dentro de cada año por meses y dentro de cada mes, por días.

Respecto a los Índices de Protocolos, la ley establece que: los notarios estarán obligados a llevar índices informatizados y, en su caso, en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos (art.17.2)

Hasta entonces, sólo algunos notarios redactaban Índices de las escrituras autorizadas en cada Protocolo; estos Índices pueden estar incluídos en el Tomo del Protoclo respectivo (al principio o al final del Tomo) o bien al final del último Tomo de cada año, en su caso; otras veces el Índice constituye un Tomo independiente del Protocolo respectivo.

Los Índice independientes se han incluído dentro de la serie de Protocolos Notariales; los Índices incluídos en el Protocolo se describen en el nivel inferior, como Unidad Documental simple.

Condiciones de accesibilidad generales:

©MCD. Archivos Estatales (España). La difusión de la información descriptiva y de las imágenes digitales de este documento ha sido autorizada por el titular de los derechos de propiedad intelectual exclusivamente para uso privado y para actividades de docencia e investigación. En ningún caso se autoriza su reproducción con finalidad lucrativa ni su distribución, comunicación pública y transformación por cualquier medio sin autorización expresa y por escrito del propietario.

Condiciones de Acceso:

Documentación de libre acceso de acuerdo con la Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985, sólo se excluye de la consulta aquéllos protocolos que se encuentren en muy mal estado de conservación (art. 62)

Condición de accesibilidad a las imágenes:

Las imágenes/documentos no tienen restricciones de acceso

Condiciones de Reproducción:

Se excluyen los protocolos en mal estado de conservación. (art. 62 de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español)

Lengua y Escritura:

La lengua de las escrituras protocolizadas es siempre el castellano; que será castellano antiguo en los protocolos del siglo XVI. Además, pueden aparecer, de manera esporádica, escrituras aportadas a la propia del protocolo en inglés, francés, alemán y euskera.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

En el caso de los Protocolos más antiguos, las escrituras están cosidas por su margen izquierdo formando cuadernillos y, generalmente, sin tapas; pero los más numerosos están encuadernados por años (o fracciones de año) y con tapas de pergamino. En algunos casos de protocolos del siglo XIX (los menos) ,el año no se ha fraccionado en tomos y el protocolo resultante es excesivamente voluminoso y , debido a ello, de incómodo manejo.

Índices de Descripción:

Protocolos notariales

Instrumentos de Descripción:

- "Índice de localidades y escribanos de los protocolos notariales de Álava" Archivo Histórico Provincial de Álava, 2008.

- "Inventario de los protocolos notariales conservados en el Archivo Histórico Provincial de Álava" 3 vol. Archivo Histórico Provincial de Álava, 2009.

-"Fichero mecanografiado de Protocolos notariales por localidades"

-"Fichero mecanografiado de Protocolos notariales por Notarios"

-"Fichero mecanografiado del Inventario de Protocolos notariales por Signaturas"

Estado de Conservación:

Bueno

Observaciones sobre el Estado de Conservación:

Dado el gran volumen de esta serie documental, se abarcan todos los estados de conservación posibles: bueno (la mayoría), regular algunos y malo (aproximadamente unos 150 Tomos) por los efectos de humedad, humo, roedores, insectos y hongos, debido a las deficientes condiciones de conservación en las que estuvieron hasta la creación del Archivo.

Existencia y Localización de los Originales:

No todos los protocolos notariales se transfirieron al Archivo Histórico Provincial y por ello, es posible que algunos protocolos originales se conserven todavía en las notarías correspondientes, en archivos municipales del territorio histórico o, incluso, en manos privadas.

Existencia y Localización de las Copias:

El notario conserva la escritura matriz (original) por él autorizada y expide copia a los particulares interesados que lo soliciten: por ello, es frecuente encontrar copias de escrituras notariales en los archivos de otras instituciones, tanto públicas como privadas, afectadas por los contratos y negocios jurídicos que reflejan las escrituras notariales: archivos personales y familiares, archivos municipales alaveses etc...

Notas de Publicaciones:

- Alvarez Coca González, Mª Jesús: "La figura del escribano" Anabad XXXVII (1987), nº 4
- Alvarez Coca González, Mª Jesús: "La fé pública en España. Registros y notarías." Sus fondos. Organización y descripción. Anabad XXXVII (1987), nº 1-2
- Porres, R. (direc.) : "Aproximación metodológica a los Protocolos Notariales de Álava (Edad Moderna)". Univ. del País Vasco. Bilbao 1996.
- Ibañez Montoya, C: "La documentación notarial alavesa (1450-1550)" en VVAA. Álava (1450-1550). Fuentes documentales. Vitoria.
- Dávila Oliveda, A: "La acción de las Juntas Generales alavesas reflejadas en los Protocolos notariales del Archivo Histórico Provincial de Álava". En Ponencias y comunicaciones libres en el Congreso internacional sobre sistemas de información histórica. 6,7 y 8 de noviembre de 1997. Vitoria-Gasteiz.

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Las dos Colecciones integradas en el Fondo de Documentación notarial: la de la "Casa del Escribano" y la de "Escrituras notariales sueltas" incluyen copias de escrituras notariales expedidas por notarios cuyos protocolos se conservan en el archivo.