Audiencia de Guadalajara

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Audiencia de Guadalajara

Reference number:

GUADALAJARA

Date of formation:

1533  -  1832

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1ª División_en

Reference code:

ES.41091.AGI/24

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LA AUDIENCIA DE GUADALAJARA EN EL ARCHIVO GENERAL DE INDIAS

1.El aparato burocrático americano

Con la conquista se inició la organización de un sistema administrativo similar al existente en España aunque parte de las instituciones trasplantadas a América desarrollaron particularidades debido a las condiciones especiales de la expansión americana y las nuevas condiciones en los territorios que se anexionaban. El aparato administrativo estuvo formado por un sistema jerárquicamente constituido de autoridades, sometidas a la dirección y vigilancia superior por parte de las autoridades peninsulares y controladas al final de sus mandatos. Consecuencia de este sistema de control fue la imposibilidad de que algo importante escapara a la atención del Consejo de Indias supremo director del gobierno indiano hasta el siglo XVIII. Para que la administración americana tuviese un funcionamiento ordenado y regular, el Consejo de Indias emitía instrucciones de servicios muy detalladas y su actividad era controlada por diversos medios. Todos los funcionarios con tareas de gobierno habían de responder ante el juicio de residencia, el cual, en proceso público o secreto, realizaba una investigación de su desempeño del cargo. Las autoridades colegiadas estuvieron sujetas a visitas que se mandaron ejecutar en plazos no regulares.

El imperio colonial español de ultramar estuvo dividido, hasta el siglo XVIII, en dos grandes áreas o virreinatos: Perú y Nueva España. Las ciudades de Lima y México eran las sedes de los mismos. Dentro de estos territorios no existían áreas administrativas unificadas. Algunas eran totalmente independientes de las demás y otras eran total o parcialmente dependientes lo que produjo gran cantidad de problemas de competencias, que se incrementaron por el hecho de que una persona determinada ocupaba distintos cargos administrativos cada uno con competencias y límites jurisdiccionales diferentes. Puede observarse, por tanto, un panorama desconcertante de diversas unidades administrativas, con límites confusos y con competencias difícilmente definibles, especialmente en las épocas más tempranas de la colonización.

Fundamentalmente, se deben diferenciar las áreas de administración militar, civil, fiscal, judicial y eclesiástica. Estos distintos ámbitos administrativos sólo en pocos casos coincidían en similar extensión territorial. Por ejemplo, los cargos de presidente de la Audiencia, capitán general y gobernador estaban reunidos por lo general en una única persona y por si esto fuera poco las áreas funcionales no se diferenciaban muy claramente en sus atribuciones, así las audiencias fiscalizaban a la administración civil y el gobernador podía ejercer funciones de tipo militar. La confusión era mayor pues las diversas Audiencias estaban subordinadas a una Audiencia de capital virreinal, como en el caso de la Audiencia de Guadalajara, subordinada a la de México.

2. La Nueva Galicia: espacio y administración

La categorización más clara de la división territorial americana se procede de a una instrucción de Felipe II que indica que los territorios descubiertos, desde el punto de vista administrativo, se subdividirían en virreinatos, provincias de audiencias, provincias de oficiales reales, adelantamientos, gobernaciones, alcaldías mayores, corregimientos, alcaldías ordinarias, distritos de los alcaldes de hermandad y las jurisdicciones de municipios españoles e indios. La administración de la Iglesia debía componerse de arzobispados, obispados sufragáneos, abadías, curatos y áreas de diezmos, y provincias de órdenes eclesiásticas. Se intentaría que estas divisiones concordaran con las unidades administrativas civiles.

Desde el punto de vista administrativo en 1535 se creó el virreinato de Nueva España por Real Provisión de 17 de abril. El virrey ejercía el gobierno superior, es decir la máxima autoridad gubernamental en todo el territorio del virreinato. El virreinato se dividió en dos conjuntos de territorios: las áreas administrativas correspondientes a las Audiencias de México y Guadalajara.

A raíz de la conquista de México por Hernán Cortés todo Norteamérica se consideró perteneciente a la Nueva España y su primer gobierno fue encomendado por la Corona al conquistador extremeño. La primera incursión española tuvo lugar en 1524 por Francisco Cortés, primo y lugarteniente de Hernán. En 1527, Nuño de Guzmán, recibió la gobernación de Pánuco y un año después obtuvo la jurisdicción de toda el área como presidente de la primera Audiencia de México. La Audiencia se encargaba de las funciones de un tribunal de apelaciones y en parte era también una autoridad administrativa. Fue establecida en América muy poco después de las primeras empresas conquistadoras e intentos de colonización, siguiendo en su organización el ejemplo de las audiencias y chancillerías reales españolas. Cuando dejó este cargo en 1530 su preocupación principal fue extender su jurisdicción tan lejos como le fuera posible. Salió de México para conquistar el noroeste de la Nueva España, y se internó en Michoacán, para pasar luego a Sinaloa, colonizando una vasta región que, por expreso deseo de la Corona, recibió el nombre de Nueva Galicia (AGI. Patronato, 184, R.10). Recibió su nombramiento de gobernador de las regiones conquistadas en 1532 y estableció su capital, Compostela, en Tepic. El límite sur de su territorio quedó establecido en una línea que partía de la ribera norte del lago Chapala, rodeando Izatlán, para seguir al suroeste hasta el Pacífico (AGI. Patronato, 182, R.3).

La corona incorporó la Nueva Galicia al gobierno de Nueva España durante un corto periodo de tiempo (1542-1549), y fundó la Audiencia de la Nueva Galicia, con sede en Compostela (1544) dándosele Ordenanzas en 1548. En 1560, la Audiencia de la Nueva Galicia trasladó su sede a la ciudad de Guadalajara, donde seguiría funcionando hasta su disolución (AGI.Patronato,181, R.13). En 1574 se le dieron nuevas ordenanzas para su gobierno y quedó definitivamente independiente de la de México, obteniendo, además, una amplísima jurisdicción como tribunal de apelaciones, que comprendía casi todas las provincias septentrionales. Su presidente pasó a ostentar desde ese momento el título de gobernador de Nueva Galicia (AGI.Patronato,182, R.54).

Las fronteras entre las Audiencia de México y Guadalajara se trazan con dificultad ya que las referencias existentes son muy dispares y se modificaron con frecuencia durante la época colonial. A la de Guadalajara se le subordinaron los territorios del reino de la Nueva Galicia, con Copala, Colima y Zacatula; como fronteras al este y al norte quedaron territorios aún no explorados; al sur el océano Pacífico y al oeste los territorios de la Audiencia de México. Son los territorios de los actuales estados de Jalisco, Nayarit, Sinaloa, Aguascalientes, Zacatecas, Durango y Chihuahua. Esta división se modificó en varias ocasiones, sobre todo en las provincias del norte que sufrieron frecuentes cambios para incluir el área jurisdiccional de una u otra Audiencia según la situación, que tuvo mucho que ver con las frecuentes luchas contra indios nómadas en aquellas amenazadas provincias.

Inicialmente la Audiencia de Nueva Galicia la componían cuatro oidores, que eran a su vez alcaldes mayores, que recibieron sus nombramientos directamente del rey. Ejercían funciones de gobierno, judiciales, fiscales y de supervisión eclesiástica, en lo concerniente al patronato regio, pero sus sentencias podían ser apeladas ante la Real Audiencia de México, a la que estaban subordinada.

Con respecto a las divisiones territoriales en el ámbito de la Audiencia, el historiador se encuentra con designaciones múltiples y descripciones muy diferentes de las áreas jurisdiccionales: provincia, provincia mayor, provincia menor, reino, colonia, partido, gobernación, capitanía general, alcaldía mayor, corregimiento, etc. El significado exacto de estos conceptos no se puede determinar en todos los casos y tampoco contestar siempre a la pregunta de por qué determinada unidad administrativa recibía esta o aquella denominación.

Otra manera de dividir el territorio del virreinato se hizo basándose en las distintas empresas de conquista, de las cuales se originaron distintos reinos y provincias, sin que quede muy claro en qué consiste la diferencia entre una y otra denominación.La frontera norte de la Nueva Galicia varió con las conquistas posteriores de aquellos territorios entre los siglos XVI al XVIII y se formaron nuevas gobernaciones: de este a oeste, Nuevo Santander, Nuevo León, Nueva Vizcaya y Sonora y Sinaloa. Fronterizas con estas últimas fueron, a su vez, Texas, Coahuila, Nuevo México y las Californias, Alta y Baja. Todas ellas, en parte de su historia, dependieron administrativamente de la Audiencia de Guadalajara hasta la creación del sistema de Intendencias. Esta frontera sur se mantuvo sin modificación hasta 1787.
En el siglo XVIII se pueden distinguir con certeza en el virreinato de la Nueva España los siguientes reinos: Nueva España, Nueva Galicia, Nueva Vizcaya, Nuevo León y Nuevo Santander y las siguientes provincias: Coahuila, Sinaloa, Sonora, Tejas, Nayarit, Nuevo México, las Californias (Vieja California o Baja California y Nueva California o Alta California).

3.Reformas borbónicas

La organización del sistema administrativo de la Nueva España se conservó prácticamente inalterado hasta mediados del siglo XVIII. Aunque desde la época de Felipe II hubo algunas modificaciones en el mismo, sin embargo, se percibe una consolidación interna del aparato burocrático. Al mismo tiempo se observa una creciente tendencia a la centralización, los asuntos administrativos aumentan y con ello se produce una sobrecarga de los funcionarios coloniales lo que conduce a una ejecución cada vez más lenta del desarrollo sus funciones y menos eficacia. La situación, ya muy evidente en España, se agrava en América, pues el eficiente sistema administrativo del XVI no supo evolucionar en el XVII. La decadencia se empezó a notar en los niveles más bajos de la administración.

En el siglo XVIII la nueva dinastía borbónica acometió importantes reformas en todos los órdenes de la administración basadas en cuatro principios fundamentales:
- La administración pública correría directamente por cuenta del Estado.
- Las delegaciones de servicios en personas o instituciones privadas serían abolidas.
- Modernización de las técnicas administrativas.
- Observancia de la ley.

La implantación de estas reformas en América debió mucho al impulso de José de Gálvez, el único Secretario de Despacho de Indias (1775-1787) que tuvo un conocimiento real del mundo americano ya que había sido visitador general de Nueva España (1765-1771). Durante un tiempo fue la persona con más poder respecto a Indias ya que simultaneó la Secretaría de Despacho con la presidencia del Consejo de Indias. Desde el punto de vista práctico, las reformas de mayor alcance fueron la implantación de las intendencias y la creación de la Comandancia General de las Provincias Internas.

4. Las intendencias

La intendencia era una institución de origen francés inicialmente pensada para la administración militar. Surgieron en España en 1718 y se importaronn a América en 1764. En Nueva España el nuevo sistema se implantó con la Ordenanza de Intendentes de 1786, que regulaba la división del virreinato en distritos administrativos. Fue la primera vez que se intentó sustituir la confusa división territorial anterior por distritos administrativos establecidos bajo un punto de vista racional. Surgieron 12 ámbitos jurisdiccionales de los cuales uno era intendencia general y once de provincias: México, Puebla, Oaxaca, Mérida, Veracruz, San Luís Potosí, Guanajuato, Valladolid de Michoacán, Guadalajara, Zacatecas, Durango, Arizpe, y a ellas quedaron subordinadas una gran cantidad de las jurisdicciones ya establecidas.

En América el intendente tenía atribuciones amplísimas, incluyendo todas las ramas tradicionales del gobierno secular (hacienda, justicia, guerra, gobierno civil) y además ejercía el vicepatronato eclesiástico, facultad que nunca detentaron en España.

5. La Comandancia General de las Provincias Internas

El territorio septentrional de Nueva España fue motivo de la atención de la Corona no sólo por el afán colonizador sino también para detener las incursiones de las belicosas tribus indígenas. Una vez descubierto el territorio hubo necesidad de señalar hasta donde llegaban los dominios españoles y así nacieron las marcas: un territorio organizado en un sistema militar semi permanente para defender las fronteras.

A mediados del siglo XVI se ubicaron en Guanajuato y San Luis Potosí, que eran la frontera norte de Nueva España en aquel momento, una serie de presidios (fortificaciones) para detener los frecuentes ataques de los indios. En un principio eran de particulares quienes los construían en haciendas o rancherías y se equipaban con fuerzas mercenarias.

En el siglo XVII los virreyes conde de Galve y conde de Moctezuma también se preocuparon por los presidios y se propuso al rey organizar una línea de atalayas que defendieran la frontera. El proyecto no fue aprobado pero supuso el principio de una sistematización que se plasmó en el siglo XVIII.

A mediados del siglo XVIII, además de las incursiones de los indios, Nueva España sufría la expansión de los países europeos: Inglaterra, Francia y Rusia, por lo que la defensa de la frontera septentrional se vio más necesaria que nunca. En 1767 se estableció el puerto de San Blas en las costa del Pacífico como arsenal militar y base de partida para la exploración de las costas del norte y de la eventual ocupación de la alta California.

Con objeto de dar mayor solidez al cordón defensivo, en 1768, después de la visita de José de Gálvez, propuso la creación de una Comandancia General en el norte teniendo en cuenta los problemas que desde un principio se habían presentado en el territorio y el poco control que se tenía sobre él. Fue aprobada en 1769 y el proyecto se plasmó en el Reglamento de 1772, que determinaba que la línea de la frontera se extendiese desde el golfo de California al de México, al norte de Santa Fe, se ceñía al curso medio del río Grande y se separaba luego de éste corriendo paralela a la costa del golfo de México, al norte de las misiones de Texas, hasta cerca de la desembocadura del Mississipi. La formarían 15 presidios: Altar, Tubac, Terrenate, Fronteras, Janos, San Buenaventura, Paso del Norte, Guajoquilla, Julimes, Cerro Gordo, San Sabá, Santa Rosa, Monclova, San Juan Bautista, Bahía del Espíritu Santo. La capital se estableció en Arizpe. Esta línea de presidios se encontraba en los estados actuales de Sonora, Arizona, Chihuahua, Durango, Coahuila y Texas.

Las dos Californias, Sonora, Sinaloa, Nueva Vizcaya, Coahuila, Texas y Nuevo México fueron incluidas primero, y Nuevo León y Nuevo Santander agregados más tarde y tuvo una vida inestable y difícil.

Al norte de estos territorios la presencia española fue sólo esporádica, explorado la costa del Pacífico y vigilándose la expansión de los rusos desde Alaska. En 1789 se inició el asentamiento español más septentrional en la isla de Nootka.

6. La documentación del Archivo General de Indias

Las Ordenanzas del Archivo de Indias de 1790 reflejan el criterio que se pretendió aplicar para la formación de las grandes secciones del mismo cuando se fundó: organismos o centros que producían los documentos ("la primera ordenación de papeles ha de ser en tantas colecciones quantas son las oficinas de donde se han remitido") y en segundo lugar una división de fondos por territorios jurisdiccionales.

La historia de la Nueva España en general y de la Nueva Galicia en particular ha de hacerse en una y otra orilla del Atlántico. Así pues, encontraremos en el Archivo de Indias:
- Los originales de los documentos remitidos al Consejo de Indias y Secretarías por las autoridades de gobierno y por las instituciones americanas.
- Las minutas y las copias de los documentos emitidos por el Consejo, las Secretarías de Estado y otras instituciones de gobierno peninsulares, además de los Libros Registros Cedularios en que se registraban las disposiciones legales. Con las salvedades de: Inquisición. Toda la documentación del Consejo de la Inquisición en sus tres tribunales americanos: Cartagena, Lima y México no está en Sevilla, sino en Madrid, en el Archivo Histórico Nacional donde se integra en la sección documental de este mismo nombre; residencias posteriores a 1760 que , asimismo, en el Archivo Histórico Nacional, sección de Consejos.

Los fondos documentales de la Audiencia de Guadalajara en el Archivo de Indias abarcan tres siglos; el documento más antiguo data de 1533, cuando apenas se iniciaba la conquista de la Nueva Galicia, y el más moderno, es de 1822. Es un período de tiempo un poco más dilatado que el período de funcionamiento de la Audiencia de Guadalajara como órgano de gobierno y administración de justicia, que comenzó a actuar en 1549 y se extinguió hacia 1821 al declarar México su independencia de la corona española.

El ámbito geográfico a que hacen referencia estos fondos excede también de los límites actuales del estado de Guadalajara. Desde la conquista, y hasta la introducción del sistema de las intendencias en 1786, el territorio de la Nueva Galicia comprendía una extensión aproximada de unos 180.000 km.2, correspondiente a los actuales estados de Aguascalientes, Zacatecas y Nayarit, gran parte de Jalisco y la parte noroccidental de San Luís Potosí.
Cuando se creó el Archivo de Indias en 1785, el camino de los documentos hasta él fue diverso, desde el Archivo de Simancas en Valladolid, de las oficinas del Consejo y las Secretarías en Madrid y desde otros lugares y este proceso de incorporación y de tratamiento de los documentos y la filosofía archivística de los profesionales que nos precedieron ha conducido a una organización actual relativamente compleja y han conformado la estructura organizativa básica de los documentos en el Archivo.

Se aplicaron ciertos criterios en la organización de estos papeles:
- Se respetaron los negociados que el Consejo de Indias había establecido para su funcionamiento.
- Se respetó el origen de los fondos y su forma de incorporarse al Archivo: es lo que denominamos remesas.

El fondo del Consejo de Indias (1524-1834) es la fuente documental más importante para el estudio de la administración española en América. Llevaba a cabo sus funciones a través de:

- Sala de Gobierno:
Tuvo el Consejo unas competencias enormes al tratarse del órgano supremo del gobierno de las Indias. Le competía la propuesta de todos los altos cargos de la administración indiana, los de la Casa de la Contratación, y la de los visitadores. También la de los arzobispos, obispos y otros cargos eclesiásticos que, en virtud del patronato regio podía el rey designar. También le incumbían los asuntos militares de los que se ocupará a través de la Junta de Guerra. Tenía la suprema dirección en los asuntos de comercio y navegación, tutelando los organismos que se ocupaban directamente de ellos (Casa de la Contratación y Consulados). Es decir, resolvía sobre todas las materias de las que podían dar cuenta las autoridades indianas, tanto civiles como eclesiásticas y tramitaba todas las peticiones de los particulares.

Con el advenimiento de la casa de Borbón a la corona española se le quitan sus atribuciones en lo gubernativo y económico, que se mandan ejecutar por la "vía reservada" de las Secretarías de Despacho, que surgen entonces.
El Consejo para una mejor tramitación de los asuntos indianos canalizó el flujo documental estableciendo inicialmente dos grandes grupos basándose en un criterio geográfico: Secretarías de Nueva España y Perú, y estableció una segunda categoría geográfica: las Audiencias y un conjunto que el mismo Consejo denominó Indiferente General integrado por los papeles relativos a la organización del propio Consejo y asuntos que afectaban a todas las Indias. Entre esta Audiencias mencionadas están las de Guadalajara y México.

- Sala de Justicia:
Es también el Consejo de Indias órgano supremo de justicia para las audiencias americanas y la Casa de la Contratación y de los Consulados de Mercaderes de Indias. Llegaban los pleitos en segunda súplica, que ya se habían visto en primera instancia en los tribunales americanos, tanto civiles como penales. También las residencias de virreyes, oidores y gobernadores, es decir, autoridades superiores, visitas a organismos colegiados y comisiones específicas; recursos de fuerza eclesiásticos, y en los pleitos sobre repartimientos de indios. No le competían las causas de mayorazgos (se veían en las Chancillerías de Valladolid y Granada). A partir de 1575 pasa a denominarse Escribanía de Cámara de Justicia.

- Contaduría General:
El Consejo de Indias actúa también como tribunal superior de cuentas a través de la Contaduría General. El estudio de su documentación es imprescindible para el conocimiento de los ingresos y gastos de la corona y la actividad administrativa y funcionamiento de la Casa de la Contratación, institución a la que fiscaliza. Desde las primeras expediciones la Corona pone especial cuidado en la administración y control de los recursos económicos. Tras la creación de la Casa de la Contratación los oficiales de ella fueron los encargados de la revisión de las cuentas americanas, función que asume el Consejo de Indias tras su creación (1524) organizándose toda una estructura administrativa para ello. Así pues la Contaduría General era la encargada de revisar las cuentas del Consejo, de la Casa de la Contratación, de las rentas gestionadas por los Consulados de Sevilla y Cádiz y de las cajas reales de Indias.

Estos fondos, sin embargo, no se conservan en el Archivo una estructura orgánica, como se ha señalado. Los documentos producidos por la Sala de Gobierno, en este relativos a la Nueva Galicia, se encuentran repartidos en las secciones Patronato y Gobierno (Audiencias de Guadalajara y México); los de justicia forman las secciones de Justicia y Escribanía de Cámara, en razón de la distinta procedencia de los fondos; y los documentos de contaduría en las secciones de Contaduría y, asimismo en Gobierno. Asimismo. También será preciso consultar las series correspondientes a la sección de Mapas y Planos.

Como se ha mencionado los fondos americanos fueron enviados a Sevilla cuando se creó el Archivo desde orígenes diferentes. Estas llamadas remesas fueron respetadas por los archiveros antecedentes que establecieron a partir de ellas tres (o cuatro) grandes grupos de documentación y se reflejan en los inventarios que los usuarios utilizan para la consulta de los fondos: En realidad las series documentales son las mismas en todas las remesas, sólo que estableciéndose un corte por fechas. Es evidente que, en la actualidad, el criterio de clasificar por remesas no es el adecuado pues rompe la unidad de las series y no muestra la organicidad de la institución pues siendo única la gestión indiana, aunque varios sus organismos productores, las series saltan en los inventarios de un grupo a otro, dificultando la consulta.

La estructura de los fondos de todas las Audiencias, no sólo la de Guadalajara, es básicamente similar entre todas al ser las actividades semejantes y asimismo las remesas, pero en concreto, para la Sección de Gobierno, Audiencia de Guadalajara es como sigue:

1. Simancas:
- Años: 1533-1700
- Legajos 1-59
Procede, como su nombre indica, de aquel Archivo. Mantiene internamente una triple división secular y eclesiástico, secular, y clesiástico que obedece a los criterios y prácticas regalistas de la Corona y no siempre coinciden la denominación con el contenido del grupo, dado que, sobre todo en el secular, se entremezclan a veces los "papeles" eclesiásticos.

2. Secretaría de Nueva España
-Años: 1602-1764
- Legajos: 70-229
Procede directamente de las Secretarías del Consejo de Indias, en el caso que nos ocupa, de la Secretaría de Nueva España. La única diferencia con la anterior es la de procedencia, pues lo hace desde la sede del Consejo, es decir, desde su propio archivo en Madrid, por tanto los fondos tienen la misma estructura y son continuación cronológica de aquellos.
Teóricamente debería comprender los documentos fechados entre 1700 y 1760, fecha tope para su envío al Archivo General de Indias, pero algunas series se retrotraen bastante en el tiempo, por contener expedientes cuya tramitación fue más lenta, porque se guardaron como antecedentes o bien porque se pidieron a Simancas después de haberlos enviado allí. Así tenemos series cuyos documentos se remontan casi a principios del siglo XVII. De todas formas, son pocos y sólo casos excepcionales.

3. Consejo y Ministerios
- Años: 1554-1832
- Legajos: 239-587
En las dos primeras remesas queda clara la procedencia orgánica de los fondos: el Consejo de Indias; en la tercera es más difícil establecerla. Se ha mezclado documentación del Consejo de Indias posterior a 1760, de las Secretarías de Estado y de Despacho de los siglos XVIII y XIX (Indias, Gracia y Justicia, Hacienda, marina y Guerra), de la Contaduría posterior a 1760.
Entre los del primer grupo merecen mención los Libros Registros Cedularios del Consejo de Indias. Son las copias de todas las disposiciones legales que se iban dando para las Indias. Pero no vinieron todos: faltan los años finales. Los correspondientes a la Secretaría del Perú terminan en 1717, y los de la de Nueva España lo hacen en 1761. Sabemos que existieron hasta el final de la colonización porque en las resoluciones de los expedientes constan los folios de los registros en que se anotaron las disposiciones
Por esta misma razón los fondos judiciales forman dos secciones diferentes, aún siendo su organismo productor único: los correspondientes a la sección de Justicia ingresaron en el AGI en el momento de su fundación, procedentes de Simancas y los de Escribanía de Cámara llegaron en 1790 procedentes del Archivo del Consejo en Madrid.
Los de Contaduría están también partidos: los anteriores a 1760 en la sección Contaduría y los posteriores en la sección Audiencia de Guadalajara.

7. Las series y los tipos documentales

Las series dentro de éstos grandes grupos se organizaron según un criterio diplomático, de procedencia o bien temático o funcional. Así en el primer caso los documentos que tenían unas características similares formaron serie aparte: registros, decretos, consultas. etc.; el segundo se estableció en las series de correspondencia, que fueron formadas teniendo en cuenta la persona que escribió la carta (virrey, presidente y oidores de la audiencia, oficiales reales, obispos, particulares, etc.); y, por fin, ciertos expedientes fueron agrupados en función de su volumen, generalmente unidos por una temática común.
En el archivo del Consejo de Indias aparecen las siguientes series:

1. Gobierno
- Consultas del Consejo, Cámara y Juntas
- Reales Decretos al Consejo
- "Reales Despachos" o reales disposiciones emanadas a través del mismo
- Cartas y expedientes de las diversas autoridades y particulares
- Expedientes desglosados por su materia específica o por su volumen
- Informaciones de oficio y parte de personas civiles y eclesiásticas
- Relaciones de méritos y servicios
- Providencias del Consejo y oficios de sus secretarios

2. Justicia
- Pleitos
- Residencias
- Visitas
- Comisiones
- Sentencias

3. Contaduría
- Copias de reales despachos de los que tomó razón la Contaduría
- Informes del contador general
- Cuentas
- Extractos de revistas y ajustes militares para su pago por la Contaduría

En el archivo de las Secretarías de Despacho aparecen las siguientes series:
- Extractos de consultas sobre expedientes remitidos al Consejo
- Minutas de oficios de remisión al Consejo, Cámara y Ministros
- Correspondencia con las autoridades americanas
- Duplicados de cartas enviadas por éstas
- Cartas y expedientes sobre asuntos por materia
- Expedientes e instancias de partes
- Libretas y revistas militares


8. Los tipos documentales

Respecto a la función gubernativa del Consejo de Indias y de las Secretarías de Despacho:

- El documento más característico de los Consejos fue la consulta. Es una proposición que los consejeros hacían a rey aportándole elementos de juicio para que de ellos dimanase la decisión del monarca. La importancia para el historiador es que al ser un documento interno del Consejo, en él queda reflejado su pensamiento sobre una materia determinada y las vicisitudes de su desarrollo. Aunque no engendra derechos ni obligaciones lleva casi siempre escrito al margen o al dorso el decreto o decisión del rey sobre la materia consultada.
A partir de la creación de las Secretarías de Estado y del Despacho, aparece una variante del tipo documental de la consulta: extractos de consultas de la Vía Reservada. Son consultas del Consejo de Indias extractadas para facilitar su lectura y conocimiento a los Secretarios de Estado. A veces, junto al extracto, se conserva la consulta original del Consejo, así como también algunos informes. En el caso de las que versan sobre materias eclesiásticas, van acompañadas de "pareceres y dictámenes del confesor real" sobre la provisión de cargos eclesiásticos. Estos extractos de consultas se empiezan a hacer en el primer cuarto del siglo XVIII y aumentan conforme se van creando las distintas Secretarías de Estado.

- Muy ligada a esta última serie documental y que contiene también una tipología documental propia de la Vía Reservada es otra derivada del mero trámite administrativo: remisiones al Consejo, Cámara y Ministros. Son documentos de tramitación: minutas de reales órdenes y oficios de remisión de las Secretarías de Estado al Consejo, Cámara o Contaduría, con anotaciones de los Secretarios y que acompañan a cartas y expedientes para su consulta y resolución.

- La resolución de la propuesta se ejecuta en forma de decreto, documento emanado del rey y dirigido los organismos de gobierno (Consejo, Cámara y Juntas). Al ser un documento que reciben éstos, se conserva siempre el original.
Consecuencia de un decreto es la emisión de disposiciones generales de gobierno, emanadas de la autoridad real (reales cédulas, reales provisiones, cartas reales, etc.) cuyos originales se enviaban a las autoridades de gobierno o a los particulares quedando asentada una copia en el correspondiente libro registro cedulario. A partir de 1572, después de la reorganización del Consejo de Indias, y también debido a la proliferación de reinos y asuntos se establece separación en: registros de oficio y registros de partes. Su diferencia se debe a su nacimiento dentro del procedimiento administrativo y a su finalidad. Las órdenes asentadas en los primeros van siempre enviadas a autoridades encargadas de su observancia y surgen como un acto de la administración a favor del Estado; los de partes llevan una doble dirección: a los particulares afectados por lo dispuesto y a los ministros que han de vigilar por su efectividad y surgen a petición o a favor de un interesado. Su consulta es importantísima. Podemos encontrar en ellos: las órdenes por medio de las cuales se ordenaba que se cumpliesen las medidas de gobierno, ordenanzas, nombramientos, ejecutoriales, títulos, concesiones de mercedes, perdones, confirmaciones de encomiendas, licencias, etc.

- Otros tipos documentales que vamos a localizar en la documentación de la Audiencia son las peticiones y los memoriales. Son documentos mediante los cuales autoridades o particulares se dirigían al monarca en demanda de atención para sus asuntos privados. La distinción entre uno y otro radica en la forma, que puede ser una sencilla y simple petición de gracia, merced o resolución de un asunto particular, o bien una relación más detallada del asunto, que incluye o va acompañada de la relación de los méritos del sujeto. Tienen la peculiaridad de que aparecen sin fecha de origen. Se trata siempre de documentos originales, emitidos por los particulares y dirigidos al rey a través del Consejo de Indias, y se conservan sin documentación aneja y sin las relaciones de méritos que los acompañaban, que han sido desglosadas de ellos para el trámite administrativo. Sin embargo, estos tipos documentales pueden aparecer también incluidos en las series de cartas y expedientes, a los que se agregan fácilmente.

- Como vehículo o instrumento de comunicación entre los órganos de gobierno y particulares indianos y peninsulares, aparece otro tipo documental, que es la carta, y consecuencia de su tramitación, el expediente tipología a la que responde la mayor parte de la documentación. Las series de correspondencia son las más numerosas en la sección de la Audiencia de Guadalajara. Su diversidad es enorme tanto por los autores, como por los destinatarios y asimismo los asuntos de que tratan. La distancia de los territorios americanos concede a esta correspondencia unas notas características: la duplicidad. Desde muy pronto se legisló que la remisión de cartas se hiciera por duplicado (por los peligros de las travesías marítimas) e incluso, si existían condiciones que acentuaran el riesgo de pérdida, por triplicado y hasta quintuplicado.

Un punto que ocasiona confusión al investigador inexperto es la existencia de anotaciones de fechas en el dorso o en el margen de las cartas, resoluciones marginales, resúmenes, informes fiscales, etc. Estos añadidos son parte del proceso administrativo que se plasma en el mismo documento y que señalan las etapas en la resolución del asunto de que trate.
Además, es frecuente que las cartas se acompañen de documentación aneja, que se une como prueba o justificante de lo en ella expuesto.

Hasta 1760 se conservaron separadas según fuese su sujeto productor: virreyes, presidentes y oidores de la Audiencia, gobernadores, corregidores y alcaldes mayores, oficiales reales, cabildos seculares, particulares civiles; de arzobispos y obispos, de cabildos eclesiásticos, de particulares eclesiásticos. A partir de esta fecha en el Consejo ya no se encuentran separadas sino que se reunieron en un todo.

Las materias de que tratan son las propias de las competencias de las autoridades de las que dimanan, o bien de los asuntos reclamados por los particulares. También aparecen expedientes clasificados por materias por la propia Secretaría del Consejo, en razón de lo que fueron funciones preceptivas del Consejo (como es el caso de las provisiones de empleos y cargos; confirmaciones de encomiendas, de oficios vendibles y renunciables) o bien por la especialidad y tratamiento por medio de Juntas especializadas, como es el caso de fortificaciones y defensas y de la minería. Asimismo, expedientes que por el volumen que ocupaban quedaron separados en el momento de archivarlos y se colocaron al final del año correspondiente. Sólo excepcionalmente hay cartas privadas y suelen formar parte de expedientes, como las que se encuentran en las licencias de pasajeros.

Existen también series de cartas y expedientes de la Vía Reservada, y expedientes e instancias de parte de la Vía Reservada. Se refieren a las más diversas materias, cuya agrupación se hizo en ocasiones por la procedencia, en otras por los temas y en otras por las mesas o negociados especializados que los trataban. Esta diversidad de criterios hizo que se los estructurara en grupos correspondían a las Secretarías: Gobierno y Gracia, Hacienda, Guerra, Marina, Consulado y Comercio y Asuntos Eclesiásticos. Dentro de la misma tipología documental de las cartas, hay que mencionar también las series de correspondencia y las de duplicados de correspondencia.

- Otro tipo documental que encontramos en las series de todas las Audiencias son las informaciones. Son documentos probatorios destinados a demostrar las calidades y méritos de los sujetos que optaban a una merced, cargo o empleo. Se realizaban de oficio o a petición de parte, en cuyo caso los interesados proporcionaban los testigos a interrogar, y siempre ante la Audiencia, que finalmente las remitía acompañadas de una carta del oidor u oidores que habían intervenido, y que se denomina "parecer". Las que se vieron en el Consejo, suelen estar formando parte de las series de cartas y expedientes u otras y las que no fueron vistas aparecen formando series independientes en todas las Audiencias, incluida ésta. Muchas de ellas, pertenecientes a los conquistadores, fueron desglosadas de sus expedientes de origen y están incluidas en la sección de Patronato.

Respecto a las funciones hacendístico-fiscales del Consejo de Indias y de las Secretarías de Despacho:

- Cuentas. Son ordenaciones y juicios de las cuentas hechas por los oficiales reales. Desde 1543 los oficiales reales, que tenían como misión principal la administración de las rentas de la Corona, estaban obligados a enviar un sumario de cuentas de cargos y cada tres años las cuentas completas. Residen las Cajas Reales en las ciudades, capitales de los reinos y provincias, o bien allí donde existía una concentración de riqueza (zonas mineras) y existían cajas principales y subordinadas. El número de cajas no fue estable, creándose allí donde las necesidades lo imponían y suprimiendo se cuando se consideraba conveniente. Se presentan clasificadas por Cajas, siguiendo un orden cronológico. La serie está partida pues hasta 1760, se ubican en la sección de Contaduría y a partir de esta fecha en las distintas Audiencias.

- Copias de reales despachos e informes del contador general. Son copias de disposiciones con provisiones de gracia y merced y títulos de empleados y que llevan en el margen la cuenta de los derechos que habían de abonar los interesados. Les acompañan minutas de informes del contador general al Consejo o a la Vía Reservada sobre las mismas materias. Ambos tipos pueden aparecer juntos o separados, como en el caso de los títulos.

- Extractos de revistas, libretas y ajustes militares. Son documentos justificativos para el pago de las tropas, enviados por los virreyes, los capitanes generales de las Audiencias no virreinales, o los Inspectores generales del Ejército, a la Secretaría de Estado de Guerra y remitidos desde ésta al Consejo, para ser informados por el Contador General.

A partir de 1760, la Contaduría se convierte en una especie de fiscalía general en todos los negocios que directa o indirectamente, tengan algo que ver con la Real Hacienda y se hace preceptivo un informe del contador general. Los originales pasan a la entidad que había solicitado él mismo y se unen al expediente correspondiente y quedan en la Contaduría las minutas que forman series específicas entre los fondos de las Audiencias.

Respecto a las funciones judiciales del Consejo de Indias:
Encontramos cuatro tipos de procedimientos judiciales: pleitos, residencias, visitas y comisiones.

- Los pleitos son civiles, criminales, entre partes y fiscales; los temas de litigio variadísimos: comisos de esclavos, de mercancías, confirmaciones de oficios, de encomiendas, propiedades de casas y de tierras, pago de salarios, competencias de jurisdicción, robos, homicidios, etc.

- La residencia es el juicio al que se somete un funcionario público una vez que ha terminado el desempeño de su cargo. Al Consejo de Indias le correspondía el fallo en las residencias de las primeras autoridades indianas.

- La visita es, a diferencia de la residencia, una información secreta sobre la actuación de un organismo o gobernante practicada por un juez designado para comprobar el funcionamiento de una institución. Si abarca la totalidad de la institución se denomina visita general.

- La comisión es un procedimiento que se utiliza para la investigación de un determinado asunto civil o administrativo.
En las secciones audienciales se encuentran las sentencias definitivas. Son documentos que interesan no solo desde el punto de vista histórico, sino también legal, en cuanto que fueron creando jurisprudencia y porque se recurría a ellas en caso de laguna de ley.

La sección de Mapas, planos, documentos iconográficos y documentos especiales:
Reúne material de este tipo que ha conformado una sección artificial (a partir del desglose sistemático de estas piezas de los fondos del Archivo), en dos series: Geográfica (suelen coincidir con las audiencias o los virreinatos) y de Materias.
En la primera hay documentos cartográficos, mapas de territorios y circunscripciones administrativas, planos de itinerarios, de ciudades, de haciendas, de edificios de obras públicas, de maquinaria, etc. Los relativos a Nueva España se encuentran reunidos bajo la denominación genérica de MP-México.

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591 Legajo(s) .  591 legajos numerados del 1 al 587, algunos desdoblados en dos unidades de instalación, con signaturación en A y B.,El legajo 508 ha pasado a la Audiencia de Guatemala, legajo 863B.